Die Tennisschule ist der Dreh- und Angelpunkt in den meisten Tennisclubs/Centern. Über die Trainer bzw. Juniorenverantwortlichen wird die Juniorenförderung betrieben und der Kontakt zu den Eltern sichergestellt. Oftmals bringt die Tennisschule auch Neumitglieder in den Club.
Dieselben Stammdaten sind daher oft für den Club und auch für die Tennisschule relevant, denn ein Kunde der Tennisschule ist gleichzeitig auch ein potentielles Neumitglied und vice versa. Mit GotCourts / Fairgate können die Stammdaten entsprechend segmentiert (zB in Clubmitglieder und Kunden der Tennisschule) und am selben Ort nur einmal (anstatt in verschiedenen Systemen) bewirtschaftet werden, was den administrativen Aufwand stark reduziert.
GotCourts empfiehlt für die Administration & Buchhaltung grundsätzlich folgende Optionen:
- Platzreservationen & Platzabrechnung in GotCourts
- Platzabrechnung & Präsenzliste über GotCourts
- Administration & Buchhaltung in Fairgate
- Administration & Buchhaltung in Microsoft Excel / Mac OS Numbers
Mit dem Pro-Coach bzw. dem Sparring-Partner Status kannst du ausserdem zusätzliche Kunden gewinnen - alle Infos gibt es hier und im nachfolgenden Video.
Platzreservationen & Platzabrechnung meiner Tennisschule über GotCourts
Für Clubs ohne Fairgate-Software bzw. ohne Schnittstelle oder ohne Fairgate Event-Zusatzmodul ist die Organisation der Lektionen sowie die Platzmiete-Abrechnung (nicht aber die Anwesenheitskontrolle bzw. Rechnungsstellung für die Kunden) direkt in GotCourts möglich:
- Erstelle als Admin eine Reservation (mehr Möglichkeiten unter "vergrössern") - Du brauchst als Tennislehrer dafür einen Admin-Login zu deiner Anlage (allenfalls auch mit reduzierten Admin-Rechten).
- Erstelle für wiederkehrende Lektionen (z.B. wöchentliches Training) eine Serienreservation, die sich wöchentlich wiederholt (Ende nach X Anzahl Wiederholungen oder per Datum XY).
- Füge den Eigner (=Trainer) und weitere Spieler (=Kunden) hinzu
- Definiere den Preis für die Platzmiete und wähle die gewünschte Bezahloption aus.
- Bei "Bezahlung vor Ort" kannst du mit der Berichte-Funktion den geschuldeten Betrag z.B. Ende Monat/Saison heraus filtern
- Bei "Bezahlung mit Guthaben" oder "Bezahlung mit Kreditkarte" wird der Betrag automatisch abgebucht - dies erspart dir den administrativen Aufwand
- Du kannst mit der Berichte-Funktion am Kursende herausfiltern, wie oft das Training stattgefunden hat - einzelne Lektionen können wie bei allen Admin-Reservationen jederzeit von einem Admin verschoben oder gelöscht werden (z.B. Absage wegen Regen, Krankheit, Ferien, etc.)
- Achtung! Über dieses Tool kann man KEINE automatische Abrechnung / Rechnungsstellung der Kurskosten führen! Eine Präsenzkontrolle ist aber möglich.
Wiederkehrende Fixplatzbuchung erstellen:
Wiederkehrende Fixplatzbuchung erstellen:
- Platz (auch mehrere Plätze möglich) auswählen
- Datum auswählen (bis Datum X oder Y Anzahl Reservationen)
- Dauer der Reservation definieren
- Als erstes den Trainer eintragen (=Eigner der Reservation) - Die Platzmiete wird dadurch dem Trainer verrechnet
- Weitere Spieler (=Kunden / Schüler) hinzufügen
- Indem Spieler hinzugefügt werden, werden sie bei jeder Erstellung/Änderung/Stornierung der Reservation direkt per Push Notification benachrichtigt (z.B. bei Absage wegen Regen)
- Für jede Reservation (Tennislektion) kann der Admin Spieler hinzufügen / löschen. Dadurch entsteht eine Präsenzliste.
- Achtung: Der Coach kann über sein Spielerprofil in der App bei wiederkehrenden Admin-Buchungen keine Spieler hinzufügen/löschen - Er muss dies über das Admin-Backend machen! Bei Einzelbuchungen ist die Bearbeitung hingegen möglich.
- Preis für die Platzmiete definieren (wird dem Eigner = Trainer verrechnet)
- Wiederkehrende Fixplatzbuchung abschliessen
Ansicht im Admin-Backend:
Reservation bearbeiten und Spieler hinzufügen / löschen:
Platzabrechnung & Präsenzliste über GotCourts
- Eine Rechnungserstellung für die Platzabrechnung ist direkt in GotCourts möglich: Mit dem Berichte-Feature werden die Platzmieten je Trainer (=Eigner der Reservationen) automatisch erfasst.
- Eine direkte Erfassung der Kurskosten für die Teilnehmer ist hingegen nicht möglich. Durch das Hinzufügen/Löschen der Spieler für jeden Kurs, wird jedoch eine Präsenzliste erstellt.
- Mit dem Berichte-Tool, kann für jede Lektion ein eigener Report erstellt werden
Gehe zu Berichte > Reservationen
- Namen des Trainers eingeben
- Zeitraum eingeben
- Sofern Segmentierung bzw. ein spezifischer Report generiert werden soll:
- Bezahlstatus auswählen
- Plätze auswählen
- Wiederkehrende/Einzelreservationen auswählen
In diesem Beispiel werden alle Tennislektionen bis am 6. April 2022 auf Platz 12 mit dem Trainer "Leander" angezeigt. Die Platzmiete je Stunde und total werden automatisch erfasst (abgesagte und gelöschte Reservationen werden nicht erfasst):
Der Bericht kann dann als PDF oder als CSV exportiert werden:
- Jede Reservation wird einzeln ausgewiesen (nach Datum, Zeit, Dauer, Platz)
- Es wird eine Präsenzliste generiert: Wird ein Spieler von einer Lektion entfernt, z.B. Thomas Stehle ist am 16. Februar abwesend, erkennt dies das System.
- Bezahlstatus jeder Platzmiete einzeln und total wird angezeigt
- Platzmiete je Lektion und total sowie Anzahl Lektionen wird berechnet
Administration & Buchhaltung meiner Tennisschule über Fairgate
Für die Rechnungsstellung für die Kunden ist eine externe Software nötig. GotCourts empfiehlt hierzu die Vereinssoftware Fairgate, für welche es auch eine Schnittstelle (automatischer Datenabgleich) zu GotCourts gibt.
Insbesondere für grössere Tennisschulen ist die Administration z.B. über Excel kaum mehr zu bewältigen - Fairgate bietet entsprechende automatisierte Funktionen an.
- Falls dein Verein bereits Fairgate nutzt kannst du eine separate Buchhaltung für die Tennisschule erstellen. Falls mehrere selbstständige Tennislehrer auf deiner Anlage tätig sind, kannst du beliebig viele zusätzliche Buchhaltungen im selben Fairgate Account erstellen.
- Zur Abbildung deiner Tennislektionen brauchst du folgende zwei Zusatzmodule:
- Modul Intranet
- Modul Events
Erstelle zunächst die jeweiligen Kontakte mit der entsprechenden Rolle (z.B. "Tennisschule - Teilnehmer") oder weise diese Rolle einem bestehenden Kontakt zu.
Erstelle danach die jeweiligen Tennislektionen (=Events):
- Erstelle einen Hauptevent
- Füge je Hauptevent beliebig viele Unterevents hinzu (=Serienevents mit den jeweiligen Kursen)
Definiere danach die Eckdaten für jeden Kurs:
- Zuständiger Trainer (muss zuerst auch als Kontakt erfasst werden)
- Ausschreibung
- Anmeldedetails & Anmeldeformular
Definiere den Preis (="Ticket") für jeden Kurs
Füge die Teilnehmer in den jeweiligen Kurs hinzu (diese müssen zuerst als Kontakte erfasst werden)
Führe die Buchhaltung direkt in Fairgate genau wie für deinen Verein:
- Separate Buchhaltungen für Verein und Tennisschule möglich
- Automatisierte oder manuelle Rechnungsstellung
- Zahlung von Rechnungen und Löhnen
- Erfolgsrechnung
- Bilanz
Fairgate bietet auch ein Webseiten-CMS an, mit welchem du für deine Tennisschule eine eigene Webseite erstellen oder einzelne Seiten auf eine bestehende Webseite einfügen kannst:
- Anmeldeformulare
- News-Blog
- Ausschreibungen
- Agenda
- Vieles mehr!
Die Webseite ist mit Fairgate verlinkt, d.h. deine Kunden können sich so direkt für einen bestimmten Kurs anmelden.
Administration & Buchhaltung meiner Tennisschule mit Excel / Numbers
Die Administration und Buchhaltung ist auch mit anderen Softwares möglich, allerdings aufwändiger und ab einer bestimmten Grösse kaum mehr zu bewältigen. Für kleinere Tennisschulen gibt es hierzu folgende Vorlagen zum Download:
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