Comment puis-je faire l'administration et la comptabilité de mon école de tennis / mes cours de tennis avec GotCourts / Fairgate ?

L'école de tennis est la plaque tournante de la plupart des clubs/centres de tennis. C'est par le biais des entraîneurs ou des responsables juniors que la promotion des juniors est effectuée et que le contact avec les parents est assuré. Souvent, l'école de tennis amène également de nouveaux membres dans le club.

Les mêmes données de base sont donc souvent pertinentes pour le club et pour l'école de tennis, car un client de l'école de tennis est en même temps un nouveau membre potentiel et vice versa. Avec GotCourts / Fairgate, les données de base peuvent être segmentées en conséquence (par exemple en membres du club et clients de l'école de tennis) et gérées une seule fois au même endroit (au lieu de différents systèmes), ce qui réduit fortement la charge administrative.

GotCourts recommande en principe trois options pour l'administration et la comptabilité :

• Réservations de places & décompte des places dans GotCourts
• Décompte des places & liste de présence via GotCourts
• Administration & comptabilité dans Fairgate
• Administration & comptabilité dans Microsoft Excel / Mac OS Numbers

Avec le statut de Pro-Coach ou de Sparring Partner, tu peux en outre gagner des clients supplémentaires - tu trouveras toutes les informations ici et dans la vidéo (en allemand) suivante.

Réservations de places & décompte des places de mon école de tennis via GotCourts

Pour les clubs sans logiciel Fairgate ou sans interface ou sans module complémentaire Fairgate Event, l'organisation des leçons ainsi que le décompte de la location des courts (mais pas le contrôle des présences ou la facturation pour les clients) sont possibles directement dans GotCourts :

1. Crée une réservation en tant qu'admin (plus de possibilités sous "agrandir") - en tant que professeur de tennis, tu as besoin d'un login admin pour ton installation (éventuellement avec des droits admin réduits).
2. Crée pour les leçons récurrentes (par ex. entraînement hebdomadaire) une réservation en série qui se répète chaque semaine (fin après X répétitions ou à la date XY).
3. Ajoute le propriétaire (= entraîneur) et d'autres joueurs (= clients).
4. Définis le prix de la location du terrain et sélectionne l'option de paiement souhaitée.
   • En cas de "paiement sur place", tu peux filtrer le montant dû à l'aide de la fonction "Rapports", par ex. à la fin du mois/saison.
   • En cas de "paiement avec portefeuille en ligne" ou de "paiement par carte de crédit", le montant est automatiquement débité - cela t'évite des frais administratifs.
5. Tu peux filtrer le nombre de fois que l'entraînement a eu lieu à la fin du cours à l'aide de la fonction de rapport - certaines leçons peuvent être déplacées ou supprimées à tout moment par un admin, comme pour toutes les réservations admin (p. ex. annulation pour cause de pluie, de maladie, de vacances, etc.)
   • Attention ! Il n'est PAS possible d'effectuer un décompte / une facturation automatique des frais de cours via cet outil ! Un contrôle de présence est toutefois possible.

Créer une réservation d'emplacement fixe récurrente :

Créer une réservation d'emplacement fixe récurrente :

• Sélectionner la place (plusieurs places possibles)
• Sélectionner la date (jusqu'à la date X ou Y nombre de réservations)
• Définir la durée de la réservation
• Inscrire en premier lieu l'entraîneur (=propriétaire de la réservation) - La location du court est ainsi facturée à l'entraîneur.
• Ajouter d'autres joueurs (= clients / élèves)
  • En ajoutant des joueurs, ils sont directement informés par notification push à chaque création/modification/annulation de la réservation (par ex. en cas d'annulation pour cause de pluie).
  • Pour chaque réservation (leçon de tennis), l'administrateur peut ajouter / supprimer des joueurs. Il en résulte une liste de présence.
• Définir le prix de la location du court (facturé au propriétaire = entraîneur).
• Conclure une réservation de place fixe récurrente

Vue dans le backend d'administration :

Modifier la réservation et ajouter / supprimer des joueurs :

Décompte des places & liste de présence via GotCourts

• Il est possible d'établir une facture pour le décompte des courts directement dans GotCourts : la fonction Rapports permet de saisir automatiquement les loyers des places par entraîneur (= propriétaire des réservations).
• En revanche, il n'est pas possible de saisir directement les frais de cours pour les participants. Cependant, en ajoutant/supprimant des joueurs pour chaque cours, une liste de présence est créée.
• Avec l'outil Rapports, il est possible de créer un rapport spécifique pour chaque leçon.

Aller dans Rapports > Réservations

1. Saisir le nom de l'entraîneur
2. Saisir la période
3. Si une segmentation ou un rapport spécifique doit être généré :
   • Sélectionner le statut de paiement
   • Sélectionner les places
   • Sélectionner les réservations récurrentes/individuelles.

Dans cet exemple, toutes les leçons de tennis sont affichées jusqu'au 6 avril 2022 sur le court 12 avec l'entraîneur "Leander". La location du court par heure et le total sont automatiquement saisis (les réservations annulées et supprimées ne sont pas saisies) :

Le rapport peut ensuite être exporté au format PDF ou CSV :

• Chaque réservation est indiquée individuellement (par date, heure, durée, place).
• Une liste de présence est générée (si un joueur est retiré d'une leçon, p. ex. Thomas Stehle est absent le 16 février), le système le reconnaît.
• Le statut de paiement est affiché
• La location du terrain est calculée par leçon et au total ainsi que le nombre de leçons.

Administration & comptabilité de mon école de tennis via Fairgate

Pour le contrôle des présences et la facturation des clients, un logiciel externe est nécessaire. GotCourts recommande à cet effet le logiciel d'association Fairgate, pour lequel il existe également une interface (synchronisation automatique des données) avec GotCourts.

Pour les grandes écoles de tennis en particulier, l'administration n'est plus guère gérable, par exemple via Excel - Fairgate propose des fonctions automatisées correspondantes.

1. Si ton club utilise déjà Fairgate, tu peux créer une comptabilité séparée pour l'école de tennis. Si plusieurs professeurs de tennis indépendants travaillent sur ton installation, tu peux créer autant de comptabilités supplémentaires que tu le souhaites dans le même compte Fairgate.
2. Pour représenter tes leçons de tennis, tu as besoin des deux modules supplémentaires suivants:
   • Module Intranet
   • Module Événements

Crée d'abord les contacts respectifs avec le rôle correspondant (par ex. "école de tennis - participant") ou attribue ce rôle à un contact existant.

Crée ensuite les leçons de tennis respectives (= événements) :

• Crée un événement principal.
• Ajoute pour chaque événement principal autant de sous-événements que tu le souhaites (= événements de série avec les cours correspondants).

Définis ensuite les données de base pour chaque cours :

• Entraîneur responsable (doit d'abord être saisi comme contact).
• Annonce d'inscription
• Détails de l'inscription & formulaire d'inscription

Définir le prix (="ticket") pour chaque cours.

Ajoute les participants à chaque cours (ils doivent d'abord être saisis comme contacts).

Tient la comptabilité directement dans Fairgate, comme pour ton association :

• Possibilité de tenir des comptabilités séparées pour le club et l'école de tennis
• Facturation automatisée ou manuelle
• Paiement des factures et des salaires
• Compte de résultats
• Bilan

Fairgate propose également un CMS de site web qui te permet de créer ton propre site web pour ton école de tennis ou d'insérer des pages individuelles sur un site web existant :

• Formulaires d'inscription
• Blog d'actualités
• Appels d'offres
• Agenda
• Bien d'autres choses encore !

Le site web est lié à Fairgate, ce qui signifie que tes clients peuvent ainsi s'inscrire directement à un cours spécifique.

Administration et comptabilité de mon école de tennis avec Excel / Numbers

L'administration et la comptabilité sont également possibles avec d'autres logiciels, mais elles sont plus complexes et difficilement gérables à partir d'une certaine taille. Pour les petites écoles de tennis, il existe les modèles suivants à télécharger :

• Contrôle de présence Excel, y compris suivi des frais de cours
• Modèle de facture client
• Modèle de compte de résultats